Comunicación escrita on line

1. Mensajes escritos.

En e-learning se establece un contexto formativo en el que prima la comunicación escrita, a través de las herramientas que nos proporcionan las plataformas virtuales (correo electrónico, foros...) y a través de documentos, enunciados, corrección de actividades, etc. La comunicación escrita es clave para aportar calidad en el proceso formativo, para crear un espacio de relación con los estudiantes, para motivar y animar a los participantes, para crear conciencia de grupo... El docente debe tener y desarrollar buenas habilidades de expresión escrita para ejercer su tarea.

Los mensajes escritos en el contexto formativo deben tener las cualidades que caracterizan a un buen texto escrito:

1. Adecuación a la situación

2. Coherencia del contenido

3. Claridad y corrección en el lenguaje

Además de cercanía en el tono y actitud cooperadora y motivadora.

2. Características de los textos para una comunicación eficaz

ADECUACIÓN: Adaptar el grado de formalidad del mensaje al espacio comunicativo en el que se inserta: foro de noticias, debate, buzón personal, feedback, instrucciones... Tener en cuenta si el mensaje se dirige a todo el grupo (mensajes colectivos) o bien a una sola persona (mensajes individuales).

COHERENCIA: Conexión de las ideas, orden lógico de exposición que facilita la comprensión del mensaje.

CLARIDAD: Elaborar respuestas claras y bien estructuradas. Utilizar un lenguaje accesible y ordenar los diferentes puntos o temas de un mensaje. Utilizar recursos gráficos para estructurar el texto: separación de párrafos, títulos en negrita, listas numeradas...

PRECISIÓN: Buscar la palabra más adecuada, de acuerdo con la situación comunicativa, evitar los tópicos, huir de la ambigüedad y evitar el uso de lo que podemos llamar "palabras multiuso", que sirven para todo pero que tienen un significado demasiado genérico. Por ejemplo, 'hemos de plantear el tema de la evaluación'. Tema es una palabra demasiado genérica que no sabemos si hace referencia a los criterios de evaluación, los ejercicios, la forma de entrega...)

NATURALIDAD: Forma de expresarse clara, sencilla y correcta. Vigilar las expresiones que parece que “suenan bien” pero que añaden complejidad al texto. Por ejemplo, 'proceder a la tramitación de la solicitud', por 'tramitar la solicitud'.

COMPRENSIÓN: Mostrar que se ha leído y comprendido el mensaje al que se responde. Utilizar expresiones de interés y atención.

ACTITUD COOPERADORA: Mostrar una actitud de ayuda. Utilizar expresiones de cortesía y evitar el imperativo directo. Favorecer siempre la interacción en el aula.

RELACIÓN CORDIAL: Mantener siempre una buena relación con el alumnado: dar la bienvenida el primer día de curso, despedida al final, agradecer la participación, felicitar por los éxitos, animar a superar las dificultades... Utilizar un tono cercano (tratamiento de tú, mejor que de usted).

3. Fases de redacción de un texto

1. Planificación → 2. Redacción → 3. Revisión

Planificación:

Hacer un esquema de las ideas que se quieren transmitir, en qué orden, con qué objetivo, a quién se dirige el mensaje... Tener siempre en cuenta el punto de vista de la persona destinataria (qué sabe, qué necesita saber y cómo me entenderá mejor).

Redacción:

Fase propiamente dicha de creación del texto.

Revisión:

Releer el texto fijándonos en si cumple con los objetivos de la comunicación y si es claro e inteligible desde el punto de vista del receptor. Revisar la estructura de las frases, faltas de ortografía, semántica...

El correo electrónico, chat, foro, mensajería interna, es una de las principales vías de comunicación en la formación on line, ya sea a nivel personal o a nivel grupal (foros). De hecho, el correo electrónico es una herramienta de comunicación habitual en los entornos laborales. Una de sus principales ventajas es la inmediatez. Y posiblemente esta inmediatez es la que provoca que los textos de los correos electrónicos no siempre estén todo lo cuidados que se debiera a nivel de orden, de contenido e, incluso, de ortografía. Pero, aunque pueda parecer obvio, quizás no está de más recordar que los correos electrónicos han de redactarse con la misma atención y con las mismas convenciones formales que le dedicaríamos a una nota o una carta breve.

4. Redacción de los mensajes

Tener en cuenta:

1. El destinatario de la comunicación: individual, grupal, nivel de conocimiento del tema

2. Los objetivos de la comunicación: motivar, dinamizar, preguntar, responder dudas, aclarar concepto, enviar feedback, dar instrucciones...

El mensaje de correo electrónico tiene que ser lo más inteligible posible. Tanto la estructura como el lenguaje tienen que facilitar la comprensión y, por lo tanto, elaborarlo requiere una cierta planificación.

5.  Consejos específicos para mensajes de correo electrónico

1. Ser breve sin ser demasiado conciso.

2. El mensaje de correo electrónico debe tener un asunto que refleje el contenido del mensaje.

3. Enviar mensajes monotemáticos (1 mensaje, 1 tema). Ayuda a estructurar mejor el texto, a mantener la unidad del registro lingüístico y a encontrar el tono más adecuado para cada ocasión.

4. Estructurar el contenido del mensaje de manera clara, con separación de párrafos y con un orden lógico que guíe la lectura.

5. Aprovechar cualquier ocasión para animar al grupo o a la persona destinataria y para felicitar a los estudiantes por el trabajo realizado.

6. Si la importancia de un mensaje lo justifica, contestar inmediatamente para que el remitente sepa que se ha recibido, aunque se vaya a mandar una respuesta más larga más tarde.

7. En mensajes dirigidos a un grupo, tener en cuenta la distinción de género. Si bien esta distinción no ha de llevarse a un extremo en que se dificulte la comprensión del texto, sí se pueden cuidar expresiones y usar palabras genéricas (ej. alumnado o participantes por alumno y alumna).

8. En mensajes dirigidos a un grupo, utilizar el tratamiento de segunda persona del plural (vosotros).

9. Si el mensaje se dirige a una sola persona, utilizar siempre su nombre en el saludo inicial.

10. En respuesta a una consulta, iniciar el mensaje con una referencia clara al mensaje recibido.

11. Saludar al inicio del mensaje y despedirse con el nombre, exactamente igual que se haría en una carta firmada. Son símbolos de corrección y marcan el inicio y el final del mensaje.

12. Escribir todo en mayúsculas se considera como gritar y además, dificulta la lectura. De la misma manera, no escribas todo en negrita. Sí se puede destacar alguna palabra o frase, nunca párrafos enteros.

13. Separar los párrafos, dejar que el texto respire

14. Evitar el uso de los signos gráficos conocidos con el nombre de emoticones.

Fuente: Taller Feedback. IAAP 2020