Coordinar reuniones, debates, puesta en común....

 

1. Preparación de una reunión con debate.

1. Elección y estudio del tema a tratar.

. Tema de la Reunión:

. Documentación: Estado de la cuestión, posturas diversas, soluciones posibles, repercusiones.

. Información: Recoger datos ilustrativos sobre el tema. Resultados obtenidos en otros casos. Esquema, guía para el debate.

. Análisis: puntos fundamentales de la cuestión. Forma y medio de presentación de los asistentes. Posiciones posibles.

2. Análisis o estudio del grupo.

. Tamaño del grupo. Competencia de los asistentes. Posibles reacciones personales. Actitudes posibles del grupo (por su cultura, ideas, etc). ¿Hasta dónde podemos llegar en el debate?

3. Esquema de debate:

Señalar o prever el objetivo a alcanzar. Preparación de una introducción. Posibles derivaciones del debate. Fases: soluciones intermedias o parciales. Preguntas a hacer, datos a suministrar, ejemplos ilustrativos.

4. Preparación de los detalles materiales.

. Convocatoria: lugar, fecha, asistentes.

. Local: disponibilidad en la fecha y hora.

. Elementos a preparar: mesas, sillas, pizarras, películas, papel, lápices, calefacción, refrigeración etc.

. Distribución de los asistentes, carteles de presentación, ubicación.

. Duración de la reunión, debate o puesta en común.

B. Guía para la dirección de reuniones.

1. Estimular la reunión.

. Presentación de los participantes.

. Presentación del tema y breve introducción.

. Señalar el papel activo de los participantes.

. Presentación del plan: intervenciones, duración, limitación de tiempo y de las intervenciones.

. Suscitar la discusión, ¿aventurar alguna solución hipotética?

2. Controlar la discusión.

. Mantenerse en el tema.

. Evitar controversias inútiles y enfrentamientos personales.

. Hacer participar a todas las personas.

. Controlar el ritmo y tiempo de la reunión, debate, puesta en común.

. Uso de preguntas.

. Atención a las situaciones anómalas.

. Atención a la psicología de los participantes.

3. Catalizar el debate: Conducir al grupo hacia soluciones deseadas.

. El grupo da las soluciones y se evita el enfrentamiento con el.

. Hacer resaltar los puntos de coincidencia constructiva.

. Captar el pensamiento de la mayoría sin despreciar a la minoría.

. Usar la pizarra para anotar los acuerdos.

. Probar la consistencia de la opiniones y soluciones.

. Destacar las soluciones provisionales o parciales.

4. Dirigir la discusión hacia su fin: Obtener conclusiones aceptables.

. Recapitulación y resúmenes.

. Comprobación de que se ha interpretado correctamente las conclusiones.

. Consecuencias de las conclusiones en el plano práctico.

. Comunicación de las soluciones a quien corresponda.

. Gracias a todas las personas asistentes.

3. Normas para la dirección de reuniones, debates, puesta en común:

. No presuma nunca: Varias cabezas piensan más que una sola.

. Haga intervenir a todas las personas: ellas son las protagonistas.

. No se enfrente con el grupo. Es mal enemigo.

. No discuta ni adopte posiciones personales, ello puede coartar o inhibir al grupo.

. No pierda de vista el tema de la reunión. No divague ni permita       divagaciones.

. No permita que nadie acapare la reunión, incluyéndose usted mismo.

. No hiera a nadie de ninguna manera.

. Resuma a tiempo los resultados parciales.

. Trate a cada persona según su psicología.

. No se deje envolver por situaciones anómalas.

. Use con inteligencia las preguntas.

. Controle al grupo en su interacción.

. Comience a tiempo, termine a tiempo y evite la fatiga.

. Resuma lo convenido y aceptado.

. Y más….

(Formación de formadores/as. INEM)